Pour accéder aux paramétrages de votre compte, merci de cliquer sur les trois points verticaux, situés à droite de l’interface et de sélectionner « Paramètres du compte ».

Cela vous permet d’accéder à plusieurs rubriques : Général > Modification de votre adresse e-mail / Activer ou Désactiver les notifications e-mails / Modifier votre mot de passe / Supprimer votre compte.

Pour changer votre adresse e-mail, il vous suffit de spécifier une nouvelle adresse et de la sauvegarder.

Si vous souhaitez activer ou désactiver les notifications envoyées par e-mail, il vous faut cocher ou décocher les cases associées. D’une part, pour activer la réception des notifications e-mail lors de l’arrivée d’un nouveau message dans l’interface. D’autre part, d’activer ou non, l’envoi d’un e-mail lorsqu’une personne invitée par vos soins à rejoindre la solution, à accepter votre invitation.

Pour modifier votre mot de passe, rendez-vous dans la partie « Mot de passe ». Cliquez sur le lien « Réinitialiser votre mot de passe » pour effectuer cette démarche.

Ensuite, il vous est possible de modifier votre photo, ainsi que vos nom et prénom. Pour cela, cliquer sur « Profil » dans la partie gauche de cette rubrique paramètres.

Pour modifier votre profil de Marque et par exemple son nom et sa photo de présentation, vous devez vous rendre dans l’espace administration en cliquant sur les trois points verticaux situés à droit de l’interface.

Cliquez sur Administration. Puis, dans la colonne s’affichant à gauche, descendez en bas de page pour visualiser la partie comme suit et cliquez sur Profil.

Ce clic sur « Profil », vous permet de faire apparaître les champs pour modifier la fiche de votre Marque.

Pour connaître le nombre d’agents rattachés à un magasin, il vous faut cliquer sur les trois points verticaux situés à droite de l’interface et accéder à « Administration ».

Cliquez sur « Administration » et par défaut, vous serez automatiquement dirigé vers la page suivante où figure le nombre d’agents par magasin (représenté ici dans un cercle rouge).

Pour envoyer une invitation à l’un de vos collaborateurs et ainsi lui permettre d’accéder à un magasin souhaité, il vous faudra disposer de son adresse e-mail. Ensuite, vous devrez cliquer sur « Administration ».

Vous serez dirigé vers une page « Gérer les Magasin » et vous pourrez cliquer sur un pictogramme permettant de gérer les employés de ce même magasin. Pour accéder à cette fonctionnalité invitation, cliquez sur « Gérer les employés ».

Enfin, une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit d’entrer l’adresse e-mail de l’agent que vous souhaitez inviter. Ce dernier devra accepter l’invitation réceptionnée par e-mail pour créer son compte Instaply.

Une fois un employé invité à rejoindre votre Instaply, vous devrez lui attribuer des droits, afin de lui permettre d’agir sur le ou les magasins de votre choix. Pour déterminer le périmètre d’action de votre employé, cliquez sur « Administration », puis sélectionnez « Employés » sur la page qui vient de s’afficher.

Une liste d’employés apparait alors. Cliquez sur le « Cadenas » pour accéder à la gestion des droits d’accès.

S’affiche ensuite, la liste de vos collaborateurs avec différentes cases à cocher.

Une ligne par magasin et pour chaque magasin, vous allez indiquer si vous souhaitez autoriser le « Périmètre », l’aspect « Contactable » et si vous désirez que l’agent en soit « Administrateur ».

NB : Périmètre : L’agent aura un droit d’écriture sur le magasin sélectionné. Si Périmètre n’est pas coché, il sera alors en lecture seule sur ce magasin.

Enfin, dès votre sélection terminée, n’oubliez pas de sauvegarder votre travail, via le bouton « Sauvegarder » situé en bas de cette boîte de dialogue.

L’ajout d’un magasin est une opération simple. Pour cela, vous devez cliquer sur « Administration ».

Vous serez ensuite redirigé automatiquement sur la page de gestion des magasins et vous y retrouverez l’option « + Ajouter un magasin. Cliquez sur sur cette mention.

S’ouvre alors cette interface :

Il ne vous reste plus qu’à spécifier les différents champs de réponses pour créer votre magasin et de valider en cliquant sur « Créer ».

NB : Les numéros de téléphone liés à vos magasins ne sont pour l’heure, pas customisables par vos soins directement dans notre interface. Pour cela, merci de contacter votre Customer Success Manager.

Vos magasins disposent de leurs propres fiches de renseignements. Vous y retrouverez différentes informations comme l’adresse postale, votre numéro textable (que nous éditons pour vous) ou bien évidemment le nom que vous souhaitez attribuer à votre magasin. Il est important de bien nommer votre magasin, car ce nom sera affiché en signature des SMS que vous enverrez à vos clients.

Pour éditer ce profil Magasin, rendez-vous dans l’administration.

Ensuite, cliquez sur l’icône en forme de crayon :

Enfin, apparait votre fiche magasin où vous pourrez changer l’avatar de votre magasin, modifier votre adresse postale et retrouver votre numéro textable Instaply (une fois que nous l’aurons édité pour vous sur votre demande.).

Notre Solution, vous permet d’éditer l’envoi de messages automatiques afin de notamment faciliter la prise de contact avec votre contact ou bien d’indiquer à votre client que votre service est fermé. Pour éditer ces messages, cliquez sur « Administration ».

Vous êtes alors dirigé vers la page générique permettant la gestion de vos magasins et l’édition des messages automatiques. Cliquez sur l’icône en forme de bulles et comportant trois points horizontaux.

En cliquant sur cette bulle, vous serez alors face à cette interface :

Cet encart, vous sera proposé pour chacune de nos intégrations (Widget Web, SVI, SDK…). Il ne vous reste plus qu’à indiquer le message de votre choix en fonction de l’intégration ou des intégrations dont vous disposez.

Remarquez la mention « Renvoyer ce SMS ». Cela indique la fréquence à laquelle vous souhaitez émettre ce message automatique lorsqu’un client vous contacte. Exemple ici, avec la fréquence réglée sur « Une fois par jour ». Ce message sera alors émis une fois par jour si votre contacte vous contacte chaque jour. Si vous optiez pour « 7 jours », ce message serait alors transmis au client avec un délai de 7 jours. Pour chaque nouvelle sollicitation de sa part durant ce délai, il ne pourra pas recevoir ce message automatique.

Enfin, en bas de page, vous allez pouvoir éditer un message automatique envoyé pendant vos heures de fermeture. Horaires de fermeture que vous retrouverez également en bas de cette page.

Notez bien, qu’il s’agit de mettre en place des horaires de fermeture de service et non d’ouverture. Vous devrez donc cliquez sur « Ajouter des heures de réponse automatique », puis choisir un jour et des horaires dans un menu déroulant. Exemple : Si vous souhaitez indiquer que votre service est fermé à partir de 17h le lundi, jusqu’à 8h le mardi. Vous devrez cocher « lundi » et de « 17h à 8h ». Le deuxième horaire spécifié s’appliquant à J+1.

Deux actions sont possibles dans cette partie « Gestion des employés par Magasin ». Une première donnant accès au volet « invitation à rejoindre la solution » (nous vous donnons rendez-vous dans la rubrique dédiée plus haut) et une seconde pour éditer de nombreux critères de votre portefeuille agents. Pour accéder à rubrique, cliquez sur « Administration ».

Puis, sur « Gérer les Employés » :

Une interface comme suit, vous est alors proposée

Nous allons nous intéresser à la partie inférieure, sous « Employés ». Sur chacune des lignes, vous retrouverez une photo relative à l’agent concerné et les indications permettant de savoir si un agent est « contactable » ou encore « Admin ».

Pour aller plus loin dans la gestion des autorisations relatives à l’agent, rendez-vous sur les points horizontaux situés dans la partie plus à droite.

Ainsi, vous pourrez définir si un agent est ou non « contactable » par un client ; modifier directement le profil de cet agent (modification possible de la photo et des nom et prénom) ; promouvoir comme administrateur du magasin ou rétrograder de cette position d’administrateur ; retirer du magasin si tel était votre besoin ; ou encore définir les heures dédiés à servir vos clients.

Avec Instaply, vous avez la possibilité de choisir le moyen dont sera orchestré l’arrivée de nouveaux messages. Ce principe est appelé « Escalade ». Accessible, en cliquant tout d’abord sur « Administration ».

Cliquez dans un second temps, sur l’icône présenté ci-dessous :

Cliquez sur « Paramétrer l’escalade » pour accéder à cette fonctionnalité.

Par défaut, l’escalade est désactivée et cela indique que lors de l’arrivée d’un nouveau message dans Instaply, tous les agents connectés et inclus dans le magasin concerné, recevront une notification.

Pour accéder à la puissance de l’Escalade, cliquez sur « Activer l’escalade ».

Deux choix s’offrent à vous en matière d’escalade : escalade « aléatoire » ou « ordre exact ». « Aléatoire », cela signifie qu’un message entrant sera envoyé à un agent au hasard parmi la liste d’agents que vous aurez définie. « Ordre exact », vous créez un ordre chronologique, permettant de faire circuler les messages suivant un ordre de votre choix.

Comme vous pouvez le voir, il y a également un « délai » à définir. Ce délai en minutes, est customisable par vos soins et indique à quel moment, un message devra passer à l’agent suivant si l’agent notifié n’a pas apporté de réponse.

Enfin, en cliquant sur les trois points horizontaux, situés un peu plus à droite, vous pourrez ajouter à l’escalade ou bien y retirer l’agent sélectionné. En ajoutant un agent dans la file de l’escalade, vous lui permettez donc d’être notifié et de faire partie de vos agents traitant.

Augmentez votre productivité via l’outil « Réponses Prédéfinies ». Cliquez sur l’icône figurant sur l’image suivante :

C’est dans cette rubrique, que vous pourrez créer et alimenter votre base de réponses prédéfinies.

Cliquez sur « + Ajouter » pour faire apparaître un formulaire d’édition de vos réponses.